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Microsoft hat den Desktop-Versionen von Outlook 2016 für Windows und Mac OS X sowie Outlook.com die bereits von Android und iOS bekannte Focused Inbox spendiert. Sie soll Nutzern helfen, sich auf die wichtigsten E-Mails in ihrem Posteingang zu konzentrieren. Dafür teilt Outlook alle Nachrichten anhand ihres Inhalts sowie häufig genutzter Kontakte in die Kategorien „Focused“ und „Andere“ ein.

Ist die Funktion aktiviert, finden sich im Posteingang die Registerkarten Focused und Andere, die einen einfachen Wechsel zwischen beiden Kategorien erlauben. Die von Outlook vorgenommene Sortierung kann über die Optionen „Nach Focused verschieben“ und „Nach Andere verschieben“ leicht angepasst werden. Nutzer haben zudem die Option, Nachrichten eines Absenders generell in die andere Kategorie einzuordnen. Die Focused Inbox ist außerdem lernfähig. Sie merkt sich, wenn Nachrichten häufig von einer Kategorie in die andere verschoben werden.

Focused Inbox ist laut Microsoft eine „Verfeinerung und Verbesserung einer früheren Funktion namens Clutter“. Auch sie legte den Fokus auf wichtige Nachrichten im Posteingang und verschob alle anderen E-Mails in einen separaten Ordner. Die neue Funktion soll durch die Verwendung von Tabs somit vor allem den Wechsel zwischen den wichtigen und den unwichtigen Nachrichten vereinfachen. Nutzer von Clutter werden nun aufgefordert, zur Focused Inbox zu wechseln. Sie können Clutter aber auch weiterhin verwenden. Microsoft schließt allerdings nicht aus, Clutter zu einem späteren Zeitpunkt einzustellen.

Eine weitere Neuerung für Outlook sind die sogenannten @Mentions. Wie in Sozialen Netzen üblich kann dem Namen einer Person im Nachrichtentext nun ein @-Zeichen vorgestellt werden, um sie direkt anzusprechen. Outlook fügt die E-Mail-Adresse dieser Person dann automatisch zum Feld „An“ hinzu – vorausgesetzt, die Adresse ist Outlook bekannt.

Nachrichten, in denen man selbst erwähnt beziehungsweise angesprochen wurde, werden in der Nachrichtenübersicht im Posteingang ebenfalls mit einem @-Zeichen markiert. Ein Filter erlaubt es zudem, nur Nachrichten mit @Mentions anzuzeigen. In einer geöffneten E-Mail ist der eigene Name zudem blau unterlegt. Außerdem zeigt die Vorschau nicht den Beginn der Nachricht, sondern den Teil des Textes an, in dem man erwähnt wurde.